FEC : ce que votre expert-comptable attend de votre logiciel

Trois lettres qui résument la rigueur d'une comptabilité : FEC, pour « fichier des écritures comptables ». C'est le fichier que l'administration fiscale peut vous demander, et celui que votre expert-comptable utilisera pour reprendre, vérifier ou clôturer votre dossier. Autant qu'il soit impeccable.

Le FEC, c'est quoi ?

Toute entreprise qui tient sa comptabilité de façon informatisée doit pouvoir remettre, en cas de contrôle fiscal, un fichier normalisé contenant l'ensemble de ses écritures comptables de l'exercice (art. L47 A du livre des procédures fiscales). Son format est fixé par l'arrêté du 29 juillet 2013 : un fichier à plat, avec des colonnes normalisées — journal, numéro et date d'écriture, compte, libellé, débit, crédit, lettrage, référence de la pièce justificative…

En clair : le FEC est la photographie complète et ordonnée de votre comptabilité. Impossible d'y cacher une tenue approximative.

Ce qu'un bon export FEC doit garantir

• Disponible à tout moment — pas seulement « à la clôture ». Un contrôle, un changement d'expert-comptable ou un simple point d'étape peuvent le demander en cours d'année.
• Des écritures équilibrées — chaque écriture doit avoir ses débits égaux à ses crédits. C'est le b.a.-ba de la partie double, et la première chose qu'un outil de contrôle vérifie.
• Une numérotation continue et une chronologie propre — pas de trous inexpliqués, pas d'écritures antidatées.
• Le lien avec les pièces — chaque écriture référence son justificatif. Le jour où l'on demande « la pièce », elle doit être là.
• L'inaltérabilité de ce qui est validé — une écriture validée ne se réécrit pas discrètement ; elle se corrige par une nouvelle écriture, traçable.

Pourquoi votre expert-comptable y tient

Pour votre expert-comptable, le FEC est un langage commun : quel que soit le logiciel que vous utilisez, il sait le lire, le contrôler et l'intégrer dans ses propres outils. Un FEC propre, c'est moins d'heures de retraitement — donc, très concrètement, des honoraires qui se concentrent sur le conseil plutôt que sur la remise en ordre.

À l'inverse, une « comptabilité » tenue dans un tableur ne produit pas de FEC : au moment du bilan, tout est à reconstruire.

Comment Ultrafin s'y prend

• Chaque geste du quotidien — ligne de banque validée, facture émise, achat reçu — écrit une écriture en partie double, équilibrée d'office.
• Les factures et avoirs de vente sont inaltérables dès l'émission (numérotation séquentielle, chaînage) ; les autres écritures restent rectifiables jusqu'à la clôture, qui verrouille définitivement l'exercice — piste d'audit à l'appui.
• Chaque pièce est accrochée à son écriture et s'exporte avec.
• Le FEC s'exporte à tout moment, au format de l'administration fiscale — pour votre expert-comptable, pour un contrôle, ou simplement parce que ce sont vos données.

Références : art. L47 A du livre des procédures fiscales, arrêté du 29 juillet 2013. Pour l'analyse de votre dossier, votre expert-comptable reste le bon interlocuteur.